W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu i edukacji, kluczem do sukcesu staje się nie tylko estetyczna i czytelna prezentacja, ale przede wszystkim skuteczne przekazywanie informacji i prezentacja danych. Specjaliści z branż technicznych doskonale zdają sobie sprawę, że przedstawianie liczb na slajdach jest niezbędnym narzędziem w ich codziennej pracy. W związku z tym, coraz częściej doceniają PowerPointa za sporą liczbą rozwiązań pomocnych w tworzeniu nie tylko prezentacji, ale też różnych raportów i zestawień.
Nadal jednak istnieje wyraźne wyzwanie: jak przedstawiać dane w sposób, który zbuduje most z odbiorcami i pomoże im zrozumieć i przyswoić istotne informacje?
Jeżeli interesuje Cię jak:
- świadomie podejść do tworzenia wykresów i tabel w prezentacjach
- łatwo przykuć i zatrzymać uwagę odbiorcy
- przekazać informacje w interesującej, graficznej formie
to w tym artykule poznasz cenne wskazówki, które pomogą Ci w efektywniejszym przedstawianiu danych na slajdach.
Niespodzianka: Na końcu znajdziesz bezpłatny prezent do pobrania, za pomocą którego przyspieszysz swoją graficzną pracę z danymi!
Program do prezentacji danych na slajdach: który wybrać?
Odpowiedni program do prezentacji danych to jeden z ważniejszych punktów technicznych. Google Slides, PowerPoint, Keynote czy nawet Canva mają wiele wspólnego, ale też różnią się od siebie masą funkcji. Przede wszystkim zwróć uwagę, że:
- Jeżeli już wiesz, że będziesz prezentować dane na slajdach w Google Slides to od początku przygotuj tam swoje slajdy z wykresami i tabelkami. Wykresy będą połączone wtedy z Google Excel i to tam będziesz w stanie edytować liczby i wygląd. Jeżeli okaże się, że chcesz zaimportować przygotowane wykresy z PowerPointa do Google Slides, to one zaciągną się jako rozblurowane obrazki. Efekt? Brak interaktywności i bieżącej aktualizacji treści, a przy tym lądujesz z niewyraźnym obrazkiem wykresu.
- Podsyłanie pliku do edycji dla innych osób: Jeżeli masz prezentację PowerPoint połączoną z Excelem i przygotowaną na Windowsie, to sprawdź jakie zmiany mogą zajść, jeżeli taką prezentację otworzysz w Keynocie albo w PowerPoincie na Macu. Może się okazać, że czcionki się wysypią i nie będą wyglądać jak w oryginale. Albo… że nie ma połączenia do Excela na Macu, a przed Tobą aktualizacja ogromnego wykresu na już 🙂
- Do zaprezentowania danych możesz wybrać też Canvę. Tam stworzysz proste wykresy słupkowe, kołowe i mało rozbudowane tabelki z wybranych gotowców. Edycja jest bardzo ograniczona, jeżeli chodzi o formę wykresów i animacji. Bo nie da się tam zapanować nad poszczególnymi elementami, czyli gdybyś chciał po kolei przedstawiać każdy słupek z wykresu. Kontrolę nad animacjami na pewno uzyskasz w PowerPoincie.
Prezentacja danych – ile ich zawrzeć na jednym slajdzie?
Przed przystąpieniem do tworzenia slajdów należy dokładnie zdefiniować cele prezentacji i potrzebę przedstawienia danych. Pomocne okażą się pytania:
- Jakie informacje chcesz przekazać?
- Kto jest Twoją docelową publicznością? Czy publiczność jest zaznajomiona z Twoim tematem na tyle, aby poradzić sobie ze zrozumieniem danych?
- W jaki sposób będziesz dzielić się swoimi danymi – na żywo, więc będziesz mógł wszystko po kolei wyjaśniać; czy mailowo, gdzie odbiorca powinien sam zapoznać się z danymi?
- Zastanów się, czy da się wybrać jedną danę z całej tabelki i wykresu i wokół niej, np. przygotować efektowną infografikę i wpleść storytelling podczas mówienia?
Następnie skonstruuj klarowną strukturę prezentacji i logicznie rozplanuj treść. Wybierz tylko najważniejsze i najbardziej istotne dane, które faktycznie wnoszą realną wartość do Twojego raportu albo zestawienia.
Jeżeli przyjdzie Ci do głowy próba umieszczenia 4 wykresów obok siebie z 20 słupkami, to przypomnij sobie jak Ty reagujesz na takie slajdy, gdy pojawiają się w Twoim polu widzenia. Uwierz mi, często parę kroków dzieli od pokazania danych tak jak na obrazku niżej 🙂
źródło: Don McMillan, a powyższy slajd to tylko jeden z jego żartów 😉
Ogranicz rozpraszacze
Warto zastosować zasady minimalizmu w danych, ograniczając przy tym zbędne elementy jak:
- niepotrzebną legendę w wykresach liniowych
- elementy 3D!!! (zaburza to całkowicie odbiór)
- przekręcone tytuły przy osiach
- linie pionowe w wykresach słupkowych
- ilość najróżniejszych kolorów w wykresach i tabelkach
- zbędne i zdublowane jednostki w wykresach oraz w tabelkach
źródło: Slidebook.io, Duff&Pheleps; takich slajdów z danymi unikaj!
Wykorzystuj nagłówki i punkty kluczowe z wizualizacjami (np. strzałki wskazujące na wzrost), które pomogą widzom skoncentrować się na najważniejszych treściach i je od razu pojąć.
Używaj animacji do wykresów, jeżeli występujesz na żywo.
źródło: Bessemer Venture Partners
💡 Wykresy łatwo zaanimujesz w PowerPoincie. Jak przygotujesz wykres np. linowy, to w zakładce “Animacja” kliknij np. Ścieranie (dla linii wykresu). Po prawo będziesz mieć “Opcję efektu”. Gdy rozwiniesz strzałeczkę, możesz zaznaczyć “Sekwencja: według kategorii”. Teraz wystarczy pokombinować z wchodzeniem animacji w Okienku animacji 🙂
Pamiętaj o optymalnym wykorzystaniu przestrzeni na slajdzie – unikają zbytniego przeładowania ilością tabel i wykresów, mocnych linii w tabelce czy dużej ilość pogrubionych tekstów.
⚡ Poznaj 30 trików, zdobądź bonusy i przejdź przez 7 case study, dzięki którym wizualizacja danych w prezentacjach stanie się prosta i angażująca. Twórz slajdy z danymi w PowerPoincie, które zrozumie i pokocha Twój odbiorca!
W pigułkowym szkoleniu „Atrakcyjne dane w prezentacjach” nauczysz się krok po kroku podejścia do tworzenia pierwszorzędnych slajdów z danymi w PowerPoincie. Zostawisz konkurencję w tyle… bo odbiorcy w końcu zrozumieją Twój przekaz i podejmą wskazane przez Ciebie działania. 🌟
Postaw na konkrety słowne i liczbowe
Tabelka albo wykres nie obroni się sam, jeżeli nie będzie miał odpowiednio sensownych nagłówków. Wykres przyrostu to wciąż tylko wynik i dlatego warto wpleść wniosek albo historię w postaci tytułu na slajdzie. Przykład? Zamiast pisać “Wzrost w 2022” zmień perspektywę na “Wzrost przyspieszył o X%, gdy pojawili się partnerzy”. Czujesz różnicę?
Dlatego również licz za odbiorcę – odrób za niego pracę domową z matematyki.
Prezentacja danych na slajdach nie jest niczym trudnym – wystarczy mieć na uwadze, że wykresy bez pokazania konkretnych wartości trudno pojąć od razu. To, co jest kluczowe, od razu pokazuj liczbami i podkreślaj kolorami.
źródło: Bessemer Venture Partners
Przede wszystkim: zadbaj o wygląd danych na slajdach
Kto nie lubi ładnych i estetycznych rzeczy?
Po pierwsze, czytelność i klarowność graficznych elementów to klucz do efektywnej komunikacji danych. Staranne zaprojektowane tabele i wykresy ułatwiają odbiorcom szybkie zrozumienie przekazywanych informacji, co jest istotne zwłaszcza w środowiskach biznesowych i edukacyjnych.
Po drugie, estetyczna prezentacja danych na slajdach zwiększy zaangażowanie i uwagę widowni, bo prezentacja wydaje się bardziej profesjonalna i przemyślana. Wreszcie, estetyczne tabele i wykresy podkreślają dbałość o szczegóły, co wpływa na postrzeganie jakości całej prezentacji.
Co możesz w tym kierunku zrobić?
- Zadbać o standaryzację elementów, np. rozpisać krótką notatkę jakiej grubości linii używasz do tabelek. Uwzględnić jakiego odcienia zielonego użyjesz dla pozytywnych wzrostów albo jakie wymiary powinny mieć wstawiane ikonki, jeżeli takimi elementami się posługujesz
- Zadbać o odpowiednie wyrównanie tekstów w tabelce
- Przygotować spójną paletę kolorów dla danych
- Poszukać inspiracji w infografikach
- Podczas prezentacji na żywo, koniecznie używać animacji do wyróżniania elementów
Bonus: Bezpłatny szablon z wykresami i tabelkami w PowerPoincie
Prezentacja danych na slajdach to duża inwestycja czasu i nie taka prosta droga, aby przekonać widzów do naszego punktu widzenia.
I dlatego w celu jego optymalizacji, poniżej udostępniam Ci szablon z gotowymi sugestiami wykresów i tabelek przygotowany w PowerPoincie. Dołączyłam do niego szczegółową instrukcją, jak dostosować i edytować przykłady do własnych potrzeb.
🌟 To narzędzie nie tylko przyspieszy Twoją pracę w prezentacji danych na slajdach, ale również stanowi doskonałą i szybką dawkę inspiracji (a także paru wskazówek o PowerPoincie). Dzięki szablonowi spojrzysz na dane z nowej, graficznej perspektywy i zdecydowanie klarowniej przedstawisz swoje informacje.
Aby go pobrać kliknij na poniższy obrazek lub link tutaj.
Artykuł okazał się pomocny?
To sprawdź jeszcze poniższe linki:
- artykuł „Prezentacja multimedialna WOW – o 4 przejściach w PowerPoint zainspirowanych motion designem”
- artykuł „Przydatne funkcje w PowerPoincie – zaawansowane triki cz. 2”
- Chcesz, aby Twój zespół tworzył estetyczne, ładne slajdy z danymi bez wysiłku? Sprawdź propozycję szkolenia i zdobądź nowe kompetencje dla siebie i swoich współpracowników.